Evidenta electronica a documentelor
- Modalitate practica, eficienta si moderna -
Legea prevede inregistrarea documentelor curente si mai apoi pastrarea in arhiva organizatiilor anumite documente. In conditiile in care depozitarea clasica a documentelor genereaza costuri destul de mari cu spatiile de depozitare, evidenta electronica a documentelor reprezinta o posibilitate practica, eficienta si moderna chiar demna de luat in seama.
Trecerea la evidenta electronica a documentelor fizice presupune un proces de transpunere a documentelor din formatul fizic intr-un format digital, prin scanare color, optimizarea imaginilor si a paginarii lor iar mai apoi stocarea acestora intr-un sistem informatic cu sofware de aplicatie dedicat, in asa fel incat documentele curente sau din arhiva sa poata fi regasite cu rapididate si cu usurinta utilizand bazele de date.
Nevoia de eficienta in evidenta documentelor curente si in arhivarea acestora precum si nevoia de crestere a gradului de automatizare este resimtita de majoritatea organizatiilor. De aceea am pus la punct evidenta electronica a documentelor curente si din arhiva.
Folosindu-ne de noile tehnologii hardware si software precum si de alte operatiuni specifice (scanarea, culegerea datelor si indexarea lor, setarea drepturilor de acces, crearea bazelor de date pentru evidenta electronica a documentelor, etc.), documentele fizice se vor transforma rapid in documente digitale, usor de administrat, gestionate cu precizie in registre de inregistrare a documentelor curente si mai apoi in registre de arhiva a lor. Apoi se pot pune la dispozitia oricarei persoane avizate si autorizate sa le vizualizeze, in timp real(on-line), de pe orice dispozitiv mobil sau stationar, la dispozitie.
Utilizand solutiile moderne de software oferite de sistemul EMSIS - Documente, cautarile sunt exhaustive si pot fi realizate atat in sens electronic determinand locul documentului in arhiva fizica precum si invers, utilizand codul QR, se poate determina legatura dintre documentul fizic cu baza de date si cu registrul de evidenta electronica a documentelor curente sau/si din arhiva.