Evidenta electronica a documentelor
- Sistemul informatic EMSIS - Documente
La modul general, documentele reprezintă un factor comun pentru orice tip de organizație instituțională. Fie că sunt în format fizic, optic(digital) sau într-o evidență electronică, acestea trebuie păstrate cu scop de mărturie sau de informare cu privire la activitatea unei instituții. În acest context, nu doar arhivarea fizică a documentelor ridică probleme, ci și gestionarea lor în activitățile instituționale zilnice.
EMSIS - Documente nu este un simplu soft de aplicatie. El este un sistem informatic complex de evidență electronică a documentelor care cuprinde o componentă hardware și o componentă software de aplicație.
EMSIS Documente este un sistem informatic pentru managementul documentelor curente și din fondul arhivistic care poate fi folosit de la :
- evidența electronică a documentelor curente până la evidența electronică a documentelor din arhivă;
- înregistrarea simplă a documentelor curente sau din arhivă până la înregistrarea acestora cu fișier digital;
- accesul uniuser cu un singur nivel până la acces multiuser cu minim 6 nivele de acces;
- un sigur calculator tip PC până la un număr nedeterminat de calculatoare cu un server complex;
- calculatorul simplu de tip PC până la gadgeturi mobile (telefoane, tablete, laptopuri, etc.).
Componenta hardware va fi dimensionată și configurată în funcție de tipurile de instalare și de funcționare a componentei software de aplicație.
Componenta software de aplicație permite funcționarea lui fie pe un singur calculator al unui deținător de fond de documente, fie într-o rețea internă a unui deținător al unui fond de documente (gestionat de un server și un număr nedeterminat de calculatoare) sau fie prin funcționarea on-line gestionat de un server de capacitate mare și folosirea lui în mod direct de către un număr nedeterminat de deținători ai unor fonduri de documente. Prin toate aceste tipuri de instalare și funcționare se asigură o siguranță și o confidențialitate care se apropie de 99%.
Componenta software de aplicație a fost realizata în conformitate cu dispozițiile legale în acest moment, privind evidența documentelor și arhivarea electronică a lor.
Sistemul informatic EMSIS - Documente a fost creat pentru evidența electronică a documentelor curente și/sau din fondul arhivistic cu volume mari de înregistrări (documente). El a fost testat pe o baza de date care conținea peste 2.000.000 de înregistrări (un document = o înregistrare; un document poate conține de la o pagină la un număr nelimitat de pagini). Acest sistem informatic ușurează evidența și căutările documentelor curente care, ulterior, vor fi trecute automat sau într-un regim semi-automat, în arhivă. Pentru documentele curente numărul de înregistrare este alocat automat începând cu numărul 1 pentru fiecare an calendaristic. Dar acest sitem informatic poate fi folosit, exclusiv pentru evidența documentelor din fondul arhivistic cu deosebirea că pentru documentele din arhivă numărul de înregistrare trebuie introdus manual în conformitate cu cel înscris pe documentul fizic.
Sistemul informatic EMSIS - Documente asigură accesul distribuit al utilizatorilor pe nivele de acces și după criterii de confidențialitate astfel încât fiecare utilizator are la dispoziție numai acele opțiuni stabilite de către deținătorul fondului de documente curente sau din arhivă și are acces doar la documentele pe care are voie să le studieze din punct de vedere organizatoric. Documentele sunt protejate la accesul neautorizat prin existența datelor personale de utilizare(cheie utilizator) și a parolelor individualizate. Deasemenea, sistemul permite monitorizarea (acțiunea, cine a executat-o și când) oricărei mișcări de adăugare, de modificare și de ștergere prin accesul simplu la istoricul documentului și la fișa acestuia.
Documentele incluse în evidența asigurată de sistemul informatic EMSIS Documente vor fi încărcate în baze de date și ulterior afișate în formatul PDF(portable data format). Acest format care permite vizalizarea, tipărirea și/sau salvarea documentelor din sistem. Pentru a beneficia de facilitățile maxime ale acestui sistem informatic documentele trebuie supuse unei operațiuni de scanare pentru aducerea lor în formatul PDF. Ulterior, documentele vor fi încărcate într-o bază de date și li se vor atașa toate elementele de identificare, proprietățile lor și inclusiv amplasamentul lor fizic, astfel încât operațiunea de căutare (electronică sau fizică) să fie cât mai facilă.
Cu ajutorul sistemului informatic EMSIS - Documente se pot realiza căutări exhaustive ale documentelor pentru absolut toate elementele de identificare, proprietățile lor și inclusiv pentru locația fizică în conformitate cu înregistrările din toate bazele de date. Acest sistem nu folosește căutările în metadate (cuvinte cheie ante-stabilite). Întrebuințarea metadatelor îngreunează procesul de căutare și nu asigură exhaustivitatea acestui proces (căutarea peste tot în bazele de date). Utilizatorii sistemului beneficieză de răspunsuri rapide și eficiente in căutări. Sistemul informatic EMSIS Documente facilitează găsirea documentelor căutând direct în bazele de date chiar și după frânturi de cuvinte, iar afișarea se realizează instantaneu. Nu în ultimul rând, cu sistemul informatic EMSIS Documente se poate realiza sortarea instantanee a documentelor după coloanele tabelelor afișate în intefața acestuia.
Avantaje
- suport electronic puternic si unitar al documentelor, indiferent de format sau sursa;
- usureaza utilizarea in mod eficient a documentelor;
- faciliteaza administrarea directa si oportuna a documentelor;
- evita riscul aparitiei blocajelor in activitatea de zi cu zi;
- realizeaza un flux informational performant intern si extern;
- evita pierderile economice determinate de necorelarea informationala;
- va protejaza documentele fara riscul sustragerii sau ratacirii acestora;
- reduce substantial costurile de inmagazinare si de intretinere a arhivelor;
- asigura acces securizat si controlat pentru utilizatori;
- asigura implementarea ultimelor noutati in materie de programare si software;
Cum procedam
In primul rand, va propunem metoda eficienta de transformare digitala a documentelor care, prin scanare, substituie formatul traditional pe hartie in formatul imagine digitala. Prin intrebuintarea formei digitale devine simpla stocarea informatiei (inclusiv a documentelor fizice scrise), de pe clasica hartie, pe un suport electronic (de tip HDD calculator, server sau extern). Aceasta metoda de formatare a documentelor scade substantial costurile de inmagazinare, pe termen mediu si lung.
La pasul urmator, va propunem formula profesionala de cea mai inalta calitate, EMSIS - documente realizabila prin introducerea datelor si a tuturor proprietatilor documentelor intr-o baza de date prin folosirea acestui sistem informatic complex. Asa este asigurata organizarea superioara a infomatiilor si care va va permite o eficienta sporita a utilizarii informatiilor despre documentele curente sau din arhiva. In acelasi timp este sporita siguranta accesului structurat la documente precum si rapiditatea regasirii acestora in sistem.
Digitizarea documentelor
Cuprinde totalitatea operatiunilor de trasformare a documentelor scrise in fisiere de imagine prin scanare, tehnoredactarea acestor fisiere precum si pregatirea acestora si a datelor aferente, inclusiv organizarea lor eficienta, pentru introducere in bazele de date iar ulterior utilizarea acestora prin intremediul sistemului informatic EMSIS - Documnete.
Operatiunea de scanare a documentelor cuprinde trasformarea documentelor scrise in documente digitale sub forma de fisiere imagine de format PDF(portable data format). Din scanarea documentelor vor rezulta imagini color ale acestora la o rezolutie optima de 300 dpi cuprinse in fisiere PDF capabile sa fie utilizate in sistemul informatic EMSIS - Documnete. Capacitatea minima de scanare este de 1.000 - 2.000 pagini pe ora pentru documentele in stare buna de pastrare si de 300 - 700 pagini pe ora pentru documentele degradate,
Tehnoredactarea imaginilor scanate reprezinta procesul prin care se aplica o serie de operatii de corectie si prelucrare asupra unui document scanat in vederea obtinerii unor calitati grafice optime si personalizate, lizibilitate, aspect placut si forma de prezentare adaptata la continut. Capacitatea minima de tehnoredactare a imaginilor este de 50 - 100 documente pe ora.
Gestionarea electronica a datelor
Desemnata ca find cea mai importanta operatiune, extragerea si introducerea datelor specifice documentelor si a imaginilor acestora, in bazele de date pentru a fi eficient valorificate prin sistemul informatic EMSIS - Documente. Aceasta etapa valorifica atat munca de selectare a documentelor curenta sau/si din arhiva dar si rezultatele operatiunilor de scanare si de tehnoredactare. Pentru arhiva trebuie minim capacitatea de extragere si introducere a datelor specifice documentelor si a imaginilor digitale ale acestora de 250 - 750 documente pe zi.